24 Avril 2015

Le casse-tête des fins de trimestre

Par Lucie Lamarche | Type Communiqués | Produit Mozaïk-AX - Finances et Approvisionnement | Audience(s)
Gestionnaire
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Tous les trois mois, la tension monte aux ressources financières. Toutes les transactions qui devraient appartenir au trimestre qui se termine doivent être saisies et vérifiées avant la transmission des rapports financiers au MEESER.

Est-ce que toutes les écoles et les services ont terminé leur saisie? Zut! l'ordinateur de la secrétaire de l'école « Au bout du monde » a rendu l'âme et il lui reste des factures à entrer; vite on appelle les TI.

Est-ce que les fichiers externes ont tous été imputés? Mais il est où mon fichier de reprographie?

Y a-t-il des erreurs? Comment se fait-il que je retrouve des engagements dans des comptes de revenu?

Bon! On a réglé tous les problèmes!

Est-ce que tout balance? ... Euh!... Mozaïk-Finances et Dofin n'arrivent pas au même résultat!

Deux situations particulières provoquent des écarts entre nos deux partenaires.

 

Situation 1 : Les paiements accélérés

Les paiements accélérés dans Mozaïk sont liés à une facture sommaire. Lors de la saisie d'un tel paiement en différé à la fin du trimestre, on s'assure de bien indiquer la date du dernier jour du trimestre dans le paiement, mais on oublie souvent d'ajuster la date de la facture générée qui conserve alors la date du jour.

Même si le bordereau de dépôt et la date d'imputation dans Dofin sont ajustés correctement, les factures appartiennent au trimestre suivant.

Il est donc très important, lors de la saisie d'un paiement accéléré, de s'assurer que la DATE de la facture soit la même que celle du paiement.

 

Situation 2 : Les transactions décentralisées

Il arrive que certaines écoles ou certains services saisissent les transactions en retard ou découvrent, après coup, qu'ils ont oublié de saisir des transactions. Si les ressources financières sont avisées à temps, il est possible de faire une consolidation en date du dernier jour du trimestre pour isoler ces transactions, mais il arrive que ce ne soit pas le cas et ces transactions sont alors transmises à Dofin dans le trimestre suivant.

Notre équipe de développement travaille à modifier la consolidation vers Dofin afin de pouvoir gérer des dates distinctes dans un même lot.

Afin d'éviter cette situation, nous vous recommandons, lors d'un changement de trimestre, de restreindre les accès à la période terminée si votre gestion est décentralisée. De plus. si vous devez vraiment consolider des transactions de la nouvelle période, il est préférable de suivre les étapes suivantes :

  • Mettre la période précédente en attente
  • Faire une consolidation au dernier jour de la période précédente
  • Faire une consolidation en date du jour (ou la date désirée)
  • Réouvrir la période précédente. 

​Ces étapes ne seront plus requises après la fermeture définitive de la période.