7 Novembre 2017

Achat regroupé de licences EES Microsoft - Entente prolongée d’un an

Par Audrey Martin | Type Information | Produit Section générale

Après consultation auprès de ses membres et sur recommandation du CCGT (Comité consultatif des gestionnaires des technologies), la GRICS tient à aviser tous les participants au processus d’achat regroupé pour les licences de produits Microsoft acquises dans le programme EES (Enrollement for Education Solutions) qu’elle exercera sa dernière année d’option pour prolonger d’un an supplémentaire, aux mêmes conditions, pour la période du 1er juillet 2018 au 30 juin 2019, le contrat avec le revendeur Softchoice. Les licences actuellement détenues par les commissions scolaires participantes seront donc automatiquement renouvelées pour cette période.

 

Rappel du contexte

La GRICS a organisé en 2016 un processus d’achat regroupé visant l’acquisition de licences de produits Microsoft dans cadre du programme EES où elle agit comme mandataire des 59 commissions scolaires participantes. Le programme EES a notamment la particularité de permettre des économies de volume en fonction des quantités de licences acquises ainsi que de permettre d’acquérir des licences non pas en fonction du nombre d’appareils ou de périphériques, mais plutôt du nombre d’effectifs. Ce regroupement a permis au cours des dernières années de générer des économies importantes pour les commissions scolaires participantes.

Le contrat avec le revendeur Softchoice, adjugé à la suite d’un appel d’offres public, se termine le 30 juin 2018. La GRICS dispose toutefois d’une option lui permettant, à sa discrétion, de renouveler ce contrat, aux mêmes conditions, pour une année supplémentaire. C’est-à-dire que les licences sont alors renouvelées en fonction du prix prévu au contrat initial et en fonction des quantités et des types de licences inscrits en 2016 par ces commissions scolaires dans la convention de mandat et dans l’appel d’offres publié.

Dans ce processus, comme la GRICS agit comme mandataire des 59 commissions scolaires participantes, celles-ci sont automatiquement liées par l’exercice d’une telle option par la GRICS comme le prévoient ces deux documents.

Le contrat initial d’un an ayant déjà fait l’objet d’une première option de renouvellement l’an dernier, il s’agit toutefois de la dernière option de renouvellement possible en vertu de l’appel d’offres publié.

Cette année, la décision quant à l’opportunité d’exercer cette option de renouvellement est par ailleurs influencée par de nouveaux éléments significatifs : 

  • Microsoft a officiellement annoncé le 1er octobre dernier des changements importants à son programme EES. Les modifications touchent notamment les produits inclus, le coût des licences ainsi que les méthodes de calcul des effectifs pour le nombre de licences requises. Ces modifications se traduisent par de nouveaux avantages forts intéressants, mais également par des augmentations de coûts importantes qui varient d’une commission scolaire à l’autre.

     
  • La VTÉ (Vitrine Technologie Éducation), qui regroupe les cégeps, les universités et certaines commissions scolaires, s’apprête à lancer cet automne un appel d’offres public pour octroyer un contrat de trois ans, pour la période du 1er juin 2018 au 30 juillet 2021, à un revendeur Microsoft autorisé pour un achat regroupé de licences dans le cadre du nouveau programme EES. En vertu d’une offre limitée dans le temps de Microsoft, les participants à ce processus pourront exceptionnellement échelonner sur une période de trois ans les augmentations du nombre de licences requises découlant du nouveau mode de calcul des effectifs dans le nouveau programme EES. La GRICS pourrait également jouir de cette possibilité si elle lançait cette année son propre processus d’achat regroupé.

     
  • Microsoft a confirmé à la GRICS qu’elle pouvait exercer son option de renouveler son contrat avec Softchoice pour une année supplémentaire, le tout selon toutes les modalités du programme EES tel qu’il existait au moment où elle a contracté en 2016. Toutefois, si cette option est exercée, il ne sera pas possible pour les commissions scolaires participantes au processus d’achat regroupé de la GRICS de se prévaloir par la suite de la possibilité d’échelonner dans le temps les augmentations du nombre de licences requises en vertu du nouveau mode de calcul des effectifs dans le nouveau programme EES.

 

Démarches de consultation effectuées

Afin de s’assurer d’agir dans le meilleur intérêt de ses membres, la GRICS s’est donc assuré de les consulter afin de la guider adéquatement dans la décision à prendre.

Le 14 septembre dernier, lors d’un webinaire organisé à l’initiative de la GRICS, madame Kathy Dubreuil de Microsoft a présenté aux commissions scolaires les changements apportés au programme EES. Le secrétaire général de la GRICS, Me Sébastien Gougeon, a aussi présenté les options qui s'offraient dans le contexte du processus d’achat regroupé piloté par la GRICS.

De leur côté, les commissions scolaires avaient la responsabilité d’effectuer les démarches requises auprès de Microsoft ou de leur revendeur afin d’obtenir toute l’information requise concernant le nouveau programme EES, notamment toutes les simulations de coûts. Ce niveau d’information détaillée ne pouvait en effet pas être fourni par la GRICS.

Finalement, le 20 octobre 2017, une séance spéciale du CCGT a eu lieu par conférence téléphonique afin de solliciter, par l’intermédiaire des représentants présents, l’avis de chacune des régions. Ces représentants avaient évidemment pris le soin de consulter préalablement les commissions scolaires de leurs régions. Cette séance a d’ailleurs été reportée de deux semaines supplémentaires afin d’étendre la période de consultation.

Lors du tour de table de chaque région au CCGT, il est apparu que la très grande majorité des commissions scolaires souhaitaient poursuivre pour une année supplémentaire dans l’ancien programme EES en raison de la trop grande augmentation des coûts dans le nouveau programme. Devant ce constat, les membres du CCGT ont donc recommandé à la GRICS d’exercer son option de renouveler pour un an supplémentaire le contrat avec Softchoice afin d’accorder aux commissions scolaires un délai suffisant pour se préparer aux changements apportés au programme EES.

 

La suite des choses pour la période du 1er juillet 2018 au 30 juin 2019

La GRICS informera prochainement Softchoice de manière officielle de son intention d’exercer son option de renouvellement du contrat pour la période du 1er juillet 2018 au 30 juin 2019. Comme mentionné précédemment, les licences des commissions scolaires participantes seront alors automatiquement renouvelées pour cette période, à compter du 1er juillet 2018, en fonction du prix prévu au contrat et en fonction des quantités et des types de licences inscrits en 2016 par ces commissions scolaires dans la convention de mandat et dans l’appel d’offres publié. Ces deux documents prévoient en effet que toutes les commissions scolaires participantes sont automatiquement liées par une telle décision.

De même, d’ici au renouvellement des licences, Softchoice contactera les commissions scolaires participantes pour valider si des licences supplémentaires doivent être acquises en raison d’augmentation du nombre d’ETP (équivalent temps plein) en fonction de l’ancien programme EES, le tout tel que le prévoit les documents de l’appel d’offres publié.

 

La suite des choses pour la période après le 1er juillet 2019

À partir du 1er juillet 2019, la GRICS ne disposera plus d’aucune option de renouvellement et un nouveau processus d’achat regroupé devra être lancé, lequel s’effectuera alors dans le cadre du nouveau programme EES en vigueur à ce moment.

La GRICS invite donc les commissions scolaires à continuer à s’enquérir activement sur les modalités de ce nouveau programme et à se préparer à la transition vers celui-ci.

Lors du GGT du mois de juin 2018, la GRICS annoncera les modalités applicables pour le lancement d’un nouveau processus d’achat regroupé pour la période du 1er juillet 2019 au 30 juin 2022.

 

Les impacts pour les commissions scolaires non membres du processus d’achat regroupé

Compte tenu des contraintes juridiques applicables, il n’est pas possible d’ajouter au processus d’achat regroupé actuel des commissions scolaires non participantes. Toutefois, une commission scolaire non participante qui souhaite dès cette année réaliser des économies dans le cadre du nouveau programme EES peut se joindre au processus d’achat regroupé piloté par la VTÉ et qui débutera dans les prochaines semaines ou encore se joindre au prochain processus d’achat regroupé piloté par la GRICS sera lancé pour la période du 1er juillet 2019 au 30 juin 2022.

 

Pour obtenir plus d’information

Pour toute question, nous vous invitons à communiquer avec votre représentant par téléphone au 514 251-3730 ou par courriel à info@grics.ca.