19 Mars 2014

CFP, CSE, SAE et autres centres de services…

Par Martin Dionne | Type Information | Produit Mozaïk-AX - Finances et Approvisionnement | Audience(s)
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Parfois, c’est simplement Service Aux Entreprises (SAE). Ailleurs, c’est plutôt un Centre de Formation Professionnelle (CFP), ou encore un Centre de Services aux Entreprises (CSE). Partout, dans toutes les commissions scolaires que nous avons visitées, il y a de ces centres qui œuvrent en périphérie des centres administratifs.  Ils sont d'une importance capitale pour les organismes, mais n'ont pas toujours des façons de procéder totalement intégrées aux pratiques courantes des services des finances.

Dans le cadre de l’implantation des comptes à recevoir, nous animons un atelier préparatoire où nous explorons les pratiques en place dans la commission scolaire visitée. Nous examinons le format de facture, nous nous renseignons sur le processus d’encaissement, de dépôts bancaires, etc. Chaque fois, nous sommes étonnés de la diversité d’usage pour le traitement de la facturation et des encaissements dans les centres de services. Certains saisissent des factures qui sont transmises aux clients dans un système périphérique. Ils envoient ensuite une copie papier au centre administratif où quelqu’un se chargera de saisir à nouveau l’information dans DOFIN. D’autres produisent des factures dans Excel en ajoutant beaucoup de détails pour ensuite ressaisir eux-mêmes plus ou moins la même information dans DOFIN. Certains utilisent des suites de numéros de factures bien précises, d’autres regardent à peine le numéro, laissant le système les attribuer. Certains encaissent à un comptoir, avec un terminal de paiement direct alors que d’autres n’acceptent que les paiements en argent ou par chèque. Avec reçu? Sans reçu? Ça dépend, et ce n’est pas toujours uniforme à l’intérieur d’un même organisme non plus!

L’implantation des comptes à recevoir Mozaïk est une opportunité parfaite pour examiner les processus en place dans les centres de services. L’idée n’est pas de faire table rase des pratiques en place pour assujettir les centres de services à la gouverne dictatoriale des centres administratifs, mais bien d’améliorer certaines façons de faire, d’alléger des processus, de diminuer les saisie multiples alors que se pointe un nouvel outil.

Je fais souvent des blagues en présentation sur l’importance de la communication, mais j’y crois sincèrement; c’est capital la communication! Impliquer les centres de services dans la réflexion préparatoire aux comptes à recevoir, c’est payant et c’est parfois étonnant les surprises qu’on y fait!

Je vous invite à utiliser le forum pour partager vos réflexions sur le sujet. La gestion de vos centres est-elle centralisée ou décentralisée? Utilisez-vous des systèmes périphériques? Comment sont gérés vos encaissements? Profiterez-vous de l’arrivée de Mozaïk pour modifier vos pratiques?