14 Juillet 2014

Comptes à payer – Les pilotes pilotent!

Par Martin Dionne | Type Information | Produit Mozaïk-AX - Finances et Approvisionnement | Audience(s)
Gestionnaire
Service informatique
Utilisateur
C’est parti pour les comptes à payer!  Le pilotage a débuté le 11 juin dernier en lançant la série d’ateliers à distance avec les commissions scolaires De la Jonquière et des Portages-de-l’Outaouais.  Pour des raisons de disponibilité de part et d’autre, nous avons convenu de procéder au pilotage en découpant le contenu en une série d’ateliers d’une durée d’environ deux heures chacun.  La formule fonctionne bien!  Il y a certes un compromis de langage corporel et de lecture de réactions spontanées à faire lors d’ateliers en conférence téléphonique, mais le découpage nous permet d’avancer rapidement malgré des disponibilités limitées en cette fin d’année scolaire.
 
Le pilotage du premier des trois livrables des comptes à payer porte sur les éléments suivants :
  • Dossier du fournisseur
  • Saisie de factures
  • Paiements
  • Flux de travail (workflows)
 
Bien que ce soit différent de ce qui existe dans le module des comptes à recevoir, la saisie du dossier fournisseur et des factures de comptes à payer comportent suffisamment de similarités pour que l’apprentissage soit fluide et la manipulation relativement aisée.
 
C’est avec les workflows que cela se complique un peu!  Il est apparu rapidement qu’il y aurait autant de façons de configurer les workflows qu’il y a d’organismes!  L’approbation d’une facture ou d’un paiement ne se fait pas de la même façon ou par les mêmes groupes de personnes d’un endroit à l’autre.  Le module est souple et permet de bien refléter les particularités des organismes, mais il y a une bonne planification à prévoir.  Certaines contraintes apparaissent cependant quelque peu limitatives dans certains cas, et nous avons noirci un nombre appréciable de pages de notes!
 
Pour les paiements, la réponse est bonne jusqu’à présent!  Le processus de compensation des créances fiscales demeure un élément relativement rugueux dans toute cette histoire, mais ça fonctionne relativement bien.  Là encore, les crayons ont valsé frénétiquement sur les cahiers de notes, et quelques éléments seront améliorés dans les prochaines semaines.
 
Il nous reste encore quelques ateliers à tenir pour boucler la boucle du premier livrable.  Nous y aborderons les rapports et quelques points divers qui n’entraient dans aucun des thèmes des ateliers précédents.  À la livraison de la fin de l'été, de nouvelles fonctions seront ajoutées au module des comptes à payer; l’impression de chèques notamment.  Si le navire continue de filer sur les flots comme il le fait depuis le début des ateliers, on pourra être sûr que la croisière s’amuse!