1 Octobre 2014

La vague Mozaïk atteint l’ile de Montréal!

Par Martin Dionne | Type Information | Produit Mozaïk-AX - Finances et Approvisionnement | Audience(s)
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Depuis quelques semaines déjà, les travaux vont bon train en vue de l’implantation de la fonction Immobilisations de Mozaïk-finances à la commission scolaire de la Pointe-de-l’Île, marquant ainsi le passage du premier organisme sur l’Île de Montréal!  Avec près de trente mille élèves, la CSPI est à ce jour le plus grand organisme à joindre le nouveau PGI.

Cette nouvelle aurait pu faire l’objet d’un billet en soi, court concis et informatif., mais je me permets d’ajouter un peu de viande autour de l’os et de proposer un article plus élaboré en abordant des questions pertinentes qui ont été soulevées par les participants en atelier et qui pourraient nourrir la réflexion d’autres organismes.

Alors, pour le billet court, l’implantation des immos à la CSPI est lancée!  Pour le billet long, suivez le guide!

L’arrivée d’une commission scolaire de grande envergure est pour nous une étape majeure dans l’évolution de notre clientèle et constitue un test important pour notre formule d’implantation.  Nous avons prévu pour la CSPI deux ateliers préparatoires distincts pour lancer les travaux; l’un pour la charte de comptes, l’autre pour la préparation des immos et des MAOs. 

Beaucoup de questions ont subsisté suite à la suite de ces ateliers, et profitant de la proximité géographique, nous avons pu tenir des rencontres de suivi dans les locaux de la CS plutôt que par conférence téléphonique comme nous le faisons pour des organismes plus éloignés.  Les questions portaient principalement sur les enjeux suivants :

·         Immobilisations

o   Fiches de MAO génériques « neutres » sans référence à l’année dans le code.

o   Décentralisation des immobilisations

·         Charte de comptes

o   Utilisation d’une allocation à 5 positions

o   Suivi financier et reddition de compte.

Voyons un peu en détail ce qui a été soulevé à la CSPI.

Immobilisations

Création dans DOFIN de fiches de MAO  « génériques » (sans référence à l’année)

·         Une des différences principales pour les immos dans Mozaïk est que les dépenses de MAO ne sont plus comptabilisées sur une fiche d’immo pour une année donnée.  Mozaïk créera plutôt automatiquement une fiche d’immo par année/mois de dépense.

·         Cela fait en sorte de multiplier les fiches d’immos dans Mozaïk, mais cela permet du même souffle de favoriser un suivi beaucoup plus précis de l’amortissement et des durées de vie réelles des immobilisations.

Comparatif des fiches de MAO entre DOFIN et Mozaïk

DOFIN

Fiche MAO pour mobilier à l’école 008 en 2014

1830E008A201401

Fiche créée en juillet 2014 lors de l’ouverture d’année, amortissement sur 5 ans

Dépense en octobre – Valeur nette à 0 de la fiche en octobre 2017 (amortissement total sur 5 ans et 3 mois)

Dépense en février - Valeur nette à 0 de la fiche en février 2018 (amortissement total sur 5 ans et 7 mois)

Mozaïk

Fiche MAO « permanente » créée dans DOFIN

1830E008

 

*Aucune mention de l’année/mois dans le code

Pas de dépense en juillet – Aucune création de fiche dans Mozaïk

Dépense enregistrée dans DOFIN en octobre, création automatique dans Mozaïk de la fiche 1830E008 14-10

(amortissement total sur 5 ans)

Dépense enregistrée dans DOFIN en février, création automatique dans Mozaïk de la fiche 1830E008 15-02

(amortissement total sur 5 ans)

 

Décentralisation des fiches d’immobilisation

·         Nous recommandons fortement que les postes comptables d’actif présents sur la fiche d’immo de DOFIN soient décentralisés aux écoles pour que la fiche Mozaïk puisse être associée au bon département lors de l’importation. 

·         Cette notion vous sera expliquée en détail lors de l’atelier avec votre consultant GRICS.

Charte de comptes

Dimension financière « Allocation »

L’allocation est la dimension financière de Mozaïk qui vise à remplacer le fonds et les catégories de DOFIN.  Par défaut, l’allocation propose 3 caractères, mais sa longueur est totalement personnalisable.

La CS Pointe-de-l’Ile a choisi d’utiliser l’allocation pour refléter les mesures ministérielles (enveloppes budgétaires) de façon claire et totalement intégrée à la structure de comptes.  Nous avons donc allongé le champ à 5 caractères afin de nous conformer aux codes de mesures, puis importé dans Mozaïk l’ensemble des comptes DOFIN.  En utilisant un fichier Excel qui est lié aux tables de Mozaïk, l’équipe des finances de la CS cible maintenant les postes comptables qui recevront la nouvelle allocation en examinant les fonds et la structure d’activité DOFIN. 

L’exercice aura aussi pour effet de diminuer le nombre de comptes.  Depuis plusieurs années, les structures d’activité ont été « explosées » dans DOFIN afin de représenter les mesures ministérielles. 

Par exemple, un compte DOFIN de fonctionnement avec de la structure 13006 et le libellé MES 30059 – Libération d’enseignants (donc relié à la mesure du MELS 30059) se verra attribué l’Allocation 30059 et le compte 13000 dans la table de correspondance DOFIN/MOZAIK. La structure 13006 qui avait été créée dans DOFIN pour représenter la mesure est maintenant ramenée dans MOZAIK à une structure 13000 plus globale.

Compte DOFIN :              XXX-1-13006-XXX

Compte MOZAIK :          XXX-30059-13000-XXX

Cette utilisation de la dimension allocation est totalement inédite!  La CSPI y voit de nombreux avantages, et nous croyons que cela pourrait inspirer d’autres organismes à utiliser une allocation semblable.  Les discussions entourant la définition et l’usage de la dimension allocation ont lieu lors de l’atelier préparatoire à l’implantation, mais il n’est jamais trop tôt pour amorcer la réflexion!

Suivi financier et reddition de comptes

De nombreuses discussions ont porté sur la reddition de comptes et sur le suivi budgétaire entourant les immobilisations.  Notre formule de développement Agile et d’implantation itérative fait en sorte que nous implantons dès maintenant la fonction immobilisations alors que les comptes à payer ne sont toujours pas disponibles.  Cela soulève de nombreuses questions. Comment se fera le suivi budgétaire?  Sur les comptes d’actif associés aux fiches d’immos ou sur les dépenses comme le faisait DOFIN?  Comment se feront les acquisitions dans Mozaïk?  En inscrivant directement un code d’immo sur un compte à payer ou en sélectionnant un poste de dépense associé à une immobilisation, comme dans DOFIN ?

Nous n’avons pas aujourd’hui de réponses précises à ces questions pertinentes, mais nous pouvons tout de même affirmer ceci :

·         Le suivi et la reddition de comptes continuent de se faire dans DOFIN jusqu’à nouvel ordre.

·         La piste privilégiée à ce jour pour associer une dépense à une immobilisation dans Mozaïk est de reproduire dans les grandes lignes le comportement de DOFIN.

L'implantation de la charte de comptes et des immobilisations s'est déroulé les 25-26 septembre dernier.  La formation s'est très bien passée et l'auxiliaire des immos est maintenant migré à Mozaïk.  Prochaine étape: les comptes à recevoir!  Je vous en donnerai des nouvelles!