1 Mai 2013

Les comptes à recevoir à Jonquière : c’est parti mon kiki!

Par Martin Dionne | Type Information | Produit Mozaïk-AX - Finances et Approvisionnement | Audience(s)
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À vaincre sans péril, on triomphe sans gloire, ou comme on dit à la balle molle, y’en aura pas de facile!
 

Moment névralgique dans la courte vie de Mozaïk! La semaine dernière, nous implantions le module des comptes à recevoir en pilotage à la commission scolaire De La Jonquière. Pour les immos, Jonquière avait été visitée en dernier lieu, après la CS au Cœur-des-Vallées et la CS des Portages-de-l’Outaouais. Ils avaient alors bénéficié de l’expérience acquise au cours de l’automne et nous avions implanté le module des immobilisations avec fluidité et assurance. Pour les comptes à recevoir, l’ordre était inversé. La commission scolaire De La Jonquière se posait en pionnier du pilotage et ouvrait la marche pour les autres implantations.

La situation était quelque peu différente aussi. L’équipe œuvrant aux comptes à recevoir est plus large que pour les immos. Il y a plus de personnes touchées par le changement et les exceptions à gérer sont plus nombreuses. Particularité supplémentaire pour la CS : une part des comptes à recevoir est gérée dans un système satellite. Le Centre de Services aux Entreprises (CSE) envoie régulièrement à Dofin des factures et encaissements générés par un site Web développé expressément pour répondre aux besoins particuliers du CSE. Ces transactions doivent être retournées à Mozaïk avec simplicité et élégance. 

Sans surprise, ce ne serait pas du pilotage!
 
Je me suis présenté à Jonquière la semaine dernière avec une belle trousse d’outils, des fascicules rédigés sur mesure et un environnement de pré-production paramétré avec soin. Nous devions entériner la configuration et l’officialiser dans l’environnement de production. C’eût été une partie de plaisir si nous n’avions pas rencontré quelques surprenantes surprises en cours de route! Il aurait difficilement pu en être autrement dans le cas du premier pilotage d’un module aussi consistant que celui des comptes à recevoir! Il y avait le format des factures qui ne convenait pas tout à fait. Mozaïk, pour l’heure, ne gère qu’un seul format de facture alors que la CS aurait préféré pouvoir utiliser au moins deux formats distincts. Puis il y eu certains haussements de sourcils au sujet de la consultation des comptes à recevoir. Il apparut assez rapidement qu’il y avait en place une part de décentralisation dont l’ampleur n’avait peut-être pas été parfaitement saisie au préalable et il y avait ce besoin plus impérieux que prévu d’utiliser deux comptes de banque alors que le périmètre du pilotage n’en prévoyait qu’un.

Pas de succès sans communication!

C’est un cliché, je le sais, mais la communication, c’est absolument fondamental! Je crois que la quasi-totalité des pépins rencontrés aurait été évitée si l’on s’était mieux compris au départ. Si nous avions mieux cerné les besoins de la CS et si nous avions mieux encadré le périmètre du pilotage, nous aurions eu moins de surprises de dernière minute. Nous apprenons énormément de l’expérience des pilotes, et la clientèle future en bénéficiera assurément. Mais toujours, au fondement de tous nos efforts, la communication demeurera la pierre angulaire de notre succès à tous. Cela vaut pour tout ce qui peut être transmis entre la GRICS et la clientèle, mais c’est tout aussi vrai pour ce qui doit être communiqué au sein même des CS, entre les équipes des différents services, et entre les collègues d’un même secteur. J’en ferai personnellement mon cheval de bataille. Pas une discussion, pas une réunion ne se termineront avant d’avoir résumé les conclusions et imparti les différentes responsabilités pour les prochaines actions prévues. Parler, c’est bien, communiquer, c’est mieux!
 
Nonobstant ces quelques obstacles surmontés avec brio par le personnel de la commission scolaire et les équipes de la GRICS, l’implantation des comptes à recevoir s’est relativement bien déroulée. Il reste quelques chantiers à améliorer, mais aujourd’hui, fièrement, nous pouvons dire que la commission scolaire De La Jonquière utilise Mozaïk avec succès pour sa gestion des comptes à recevoir! Elle sera suivie de près par la commission scolaire des Portages-de-l’Outaouais qui démarre son pilotage cette semaine. Suzanne Gosselin est sur place en ce moment même! J’ai vraiment hâte d’avoir de ses nouvelles!

 

Martin Dionne