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Section : Gestion administrative / ACHAT

ACHAT - Ouverture du nouvel exercice financier

Dernier changement: lun, 10/03/2016 - 16:29
Par Martin St-Pierre | Produit ACHAT | Audience(s)
Objectif :
 
Cette activité consiste à préparer l'environnement nécessaire pour débuter les opérations se rapportant au nouvel exercice financier.
 
Date cible :
 
Elle peut être déclenchée à tout moment, et ce, à partir de l'exercice courant.
 
Préalable :
 
Les commissions scolaires qui utilisent Achat en lien avec le système financier Dofin doivent obligatoirement ouvrir le nouvel exercice financier de Dofin, et ce, afin d'accéder au nouvel exercice financier d'Achat.
 

 
Étapes à faire 
 
  1. Créer la nouvelle année. 
  
Chemin : Fichier, Changer d'année 
  
Paramètres à compléter 
  • Nouvel exercice financier 
Année financière que l'on désire créer.  Le nouvel exercice y est affiché par défaut. 
  • Transfert des demandes et commandes 
La valeur "N" (non) est inscrite afin de ne pas transférer à ce moment-ci les demandes d'approvisionnement et les commandes. 
 
Démarrer la procédure de création de l'environnement du nouvel exercice en appuyant sur le bouton Démarrer
 
 
Note  
 
À l'écran d'identification du système, vous devez vous assurer que l'exercice financier qui vous est proposé est bien celui que vous désirez accéder.
 
Au 1er juillet, vous pouvez inscrire dans les "Options du système" le nouvel exercice financier comme étant celui proposé.  De ce fait, cet exercice financier sera proposé automatiquement au démarrage d'Achat.
 
Important 
 
Après avoir ouvert le nouvel exercice, il est recommandé d'inscrire une nouvelle séquence de numéros pour l'attribution automatique des numéros de demandes d'approvisionnement, de commandes et d'appels d'offres (pour les options du système et également pour chacune des unités administratives si nécessaire). Cette modification évite d'obtenir des documents portant le même numéro, soit un dans l'exercice qui se termine et l'autre dans le nouvel exercice.