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Section : Gestion administrative / ACHAT

ACHAT - Transfert des demandes et des commandes

Dernier changement: mar, 10/04/2016 - 09:13
Par Martin St-Pierre | Produit ACHAT | Audience(s)
Objectif
 
Cette étape est facultative. 
 
Elle permet de transférer au nouvel exercice financier les demandes d'approvisionnement et les commandes incomplètes de l'exercice qui se termine.  
 
Elle peut être exécutée plus d'une fois. 
 
Seules les demandes d'approvisionnement et les commandes non encore transférées au nouvel exercice le seront.
 
Date cible
 
Généralement, au mois de juillet ou août.  Elle peut être déclenchée dès que vous voudrez poursuivre vos opérations dans le nouvel exercice financier des demandes d'approvisionnement et des commandes incomplètes de l'exercice qui se termine.
 
Préalables
 
Le nouvel exercice financier d'Achat doit être ouvert.
 
Il est obligatoire pour les commissions scolaires qui utilisent Achat en lien avec le système financier Dofin, que le transfert des auxiliaires ait été fait dans Dofin avant même de procéder à cette étape dans Achat.
 

Étapes à faire 
 
  1. Transfert des demandes et des commandes 
  
Chemin : Fichier, Changer d'année 
 
Paramètres à compléter 
 
  • Nouvel exercice financier 
Année financière pour laquelle on désire transférer les demandes et les commandes.  Le nouvel exercice y est affiché par défaut 
  • Transfert des demandes et commandes 
La valeur "O" (oui) doit être inscrite afin de transférer, à ce moment-ci, les demandes et les commandes. 
 
Afin de réaliser cette étape, vous devez accéder à Achat à partir de  l'exercice financier qui vient de se terminer.
 
Informations sur le transfert 
 
Seules les demandes d'approvisionnement, les demandes d'approvisionnement magasin et les commandes dites en préparation, incomplètes ou en souffrance seront transférées au nouvel exercice financier.
 
Les demandes d'approvisionnement de type "Autre" ne sont pas transférées.
 
Les demandes d'approvisionnement associées à un appel d'offres non terminé ne seront pas transférées dans la nouvelle année de même que les commandes rattachées aux articles de ces demandes d'approvisionnement. Il est donc obligatoire de finaliser l'étude de l'appel d'offres dans l'année qui se termine avant de redemander le transfert de ces demandes d'approvisionnement et commandes.
 
Les commandes dites en "Attente" ne sont pas transférées au nouvel exercice financier.
 
Les demandes d'approvisionnement et les commandes doivent exister dans le nouvel exercice financier de Dofin pour être transférées dans le nouvel exercice financier d'Achat.
 
La Procure 
 
Au moment du transfert, dans Achat, des demandes d'approvisionnement et des commandes, il est obligatoire qu'aucun utilisateur ne travaille dans le système La Procure.
 
Important 
 
Avant de débuter l'opération, vous devez vous assurer que la copie de sécurité des banques de données,  Achat et de Dofin, ont bien été prises. 
 
Vous devez vous assurer d'être le seul utilisateur de l'application  Achat lors de l'exécution de cette opération.
 
Il est obligatoire pour les organismes possédant le système La Procure que tous les utilisateurs de ce système quittent cette application.