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Section : Gestion scolaire / GPI / GPI - Effets scolaires

Fin de l'année scolaire dans GPI - Effets scolaires

Dernier changement: mar, 05/06/2014 - 06:38
Par Équipe GPI | Produit GPI - Effets scolaires | Audience(s)

Objectif

Effectuer le retour des volumes empruntés et imprimer les états de compte en vue de récupérer les sommes dues par les emprunteurs.

 


1. Effectuer le retour des volumes empruntés à l'année courante
Fichier - Ouvrir - Effets scolaires - Retour massif

Avant de réaliser le retour des volumes empruntés, il serait souhaitable de vérifier les options. Pour accélérer le retour des volumes, nous recommandons de choisir Normal pour le comportement de la touche retour. Ainsi, le curseur changera de ligne suite à la lecture de chaque exemplaire. Si vous devez facturer un endommagement à l'élève, il suffit de terminer le retour des manuels et de vous positionner ensuite dans la case Endommagement de l'effet pour lequel vous désirez inscrire un code d'endommagement avant de passer à l'élève suivant.

 


2. Mettre à jour le dossier Effets scolaires des élèves
Fichier - Ouvrir - Effets scolaires - Générer les effets scolaires

 


3. Modifier massivement les effets ayant un statut "Prêté" ou "Loué" vers le statut "À retourner" à l'année courante

Note : Les utilisateurs qui préfèrent modifier les effets Prêtés, Loués ou À retourner vers le statut Perdu peuvent aller directement à l'étape 6. 

Fichier - Ouvrir - Effets scolaires - Modifier les données des emprunteurs   

  Paramètres généraux

  • Type d'emprunteur traité : Élève
  • Traitement à effectuer : Modification d'effets
  • Mode de traitement : Simulation ou mise à jour
    Veuillez noter que nous recommandons fortement de toujours effectuer une simulation dans un premier temps et d'imprimer le rapport de contrôle.
  • Filtre élèves : Le filtre Élèves est obligatoire pour ce traitement. Si vous désirez traiter les dossiers des élèves inactifs, il faudra le préciser dans le filtre.

  Onglet « Modification d'effets »

  • Filtre « Effets emprunteur » : Faire un filtre pour les effets avec le statut Prêté ou Loué. Le filtre Effets emprunteurs est obligatoire pour ce traitement.
  • Donnée : Statut de l'effet
  • Condition : =
  • Valeurs : P (prêté), C (loué)
  • Statut désiré : N (à retourner)


4. Imprimer les états de compte des dossiers ayant des effets avec le statut « À retourner » à l'année courante

Fichier - Ouvrir - Effets scolaires - Imprimer - État de compte   

  Paramètres généraux

  • Filtre élèves : S'il y a lieu, faites un filtre. Si aucun filtre n'est indiqué, tous les élèves actifs seront traités. Si vous désirez traiter les élèves ayant quitté, choisissez les paramètres adéquats.

 Si vous désirez filtrer les élèves, faites-le comme suit : 

  • Donnée : Effets emprunteurs
  • Condition : =
  • Valeurs : En édition étendue, à la ligne Effet scolaire, indiquer Condition Comme et Valeur % et à la ligne Statut, indiquer Condition = et Valeur : N (à retourner).

Il serait sans doute opportun de rédiger un message expliquant que des frais seront facturés si les effets avec le statut À retourner ne sont pas retournés. Il faut d'abord créer une catégorie de message ainsi qu'un message texte. La catégorie se crée dans Fichier - Ouvrir - Tables - Données paramétrées par l'école. Le message texte se crée dans Fichier - Ouvrir - Tables - Message texte.

  • Catégorie du message texte : Indiquer la catégorie du message texte désiré à l'aide du dictionnaire.
  • Message texte à imprimer : Choisir le message texte à imprimer à l'aide du dictionnaire.

  Onglet « État de compte »

  • Genre d'état de compte : Détaillé
  • Filtre « Effets emprunteurs » : Sert à préciser un effet en particulier si nécessaire. Si aucun filtre n'est précisé, tous les effets de l'élève s'imprimeront. Ce filtre peut être utilisé en combinaison avec les données de l'onglet Effets sélectionnés. On peut donc ainsi imprimer à la fois des effets spécifiques et des endommagements.
    Cette opération a pour but d'inciter le retour des effets empruntés. Toutefois, l'expérience nous a démontré que l'objectif n'était pas souvent atteint. Les étapes 5, 6 et 7 ont davantage d'impact sur le retour des effets empruntés.

 


5.Modifier massivement les effets ayant un statut « À retourner » vers le statut « Perdu » à l'année courante.

Lors de l'enregistrement d'une perte, la valeur de l'effet (coût facturé) est ajoutée au coût annuel du dossier de l'emprunteur. On facture donc l'emprunteur pour la perte du volume. Si l'effet est retrouvé, lors de la lecture du retour, le système modifiera le statut pour T (retrouvé). Ainsi, le coût annuel diminue et on conserve une trace dans le dossier de l'emprunteur. 

Fichier - Ouvrir - Effets scolaires - Modifier les données des emprunteurs   

 Paramètres généraux

  • Type d'emprunteur traité : Élève
  • Traitement à effectuer : Modification d'effets
  • Mode de traitement : Simulation ou mise à jour
    Veuillez noter que nous recommandons fortement de toujours effectuer une simulation dans un premier temps et d'imprimer le rapport de contrôle.
  • Filtre élèves : Le filtre Élèves est obligatoire pour ce traitement. Si vous désirez traiter les dossiers des élèves inactifs, il faudra le préciser dans le filtre.

  Onglet « Modification d'effets »

  • Filtre « Effets emprunteur » : Faites un filtre pour tous les effets avec le statut À retourner. Le filtre Effets emprunteurs est obligatoire pour ce traitement.
  • Donnée : Statut
  • Condition : =
  • Valeur : N (à retourner)
  • Statut désiré : L (perdu)

Note : Si vous avez réalisé les étapes 4 et 5, vous n'avez pas à effectuer l'étape 6. 


6. Modifier massivement les effets ayant un statut « Prêté », « Loué » ou « À retourner » vers le statut « Perdu » à l'année courante.

Lors de l'enregistrement d'une perte, le coût facturé de l'effet est ajouté au coût annuel du dossier de l'emprunteur. On facture donc l'emprunteur pour la perte du volume. Si l'effet est retrouvé, lors de la lecture du retour, le système modifiera le statut pour T (retrouvé). Ainsi, le coût annuel diminue et on conserve une trace dans le dossier de l'emprunteur. 

Fichier - Ouvrir - Effets scolaires - Modifier les données des emprunteurs   

  Paramètres généraux

  • Type d'emprunteur traité : Élève
  • Traitement à effectuer : Modification d'effets
  • Mode de traitement : Simulation ou mise à jour
    Veuillez noter que nous recommandons fortement de toujours effectuer une simulation dans un premier temps et d'imprimer le rapport de contrôle.
  • Filtre élèves : Le filtre Élèves est obligatoire pour ce traitement. Si vous désirez traiter les dossiers des élèves inactifs, il faudra le préciser dans le filtre.

 Onglet « Modification d'effets »

  • Filtre « Effets emprunteur » : Faire un filtre pour tous les effets avec le statut Prêté, Loué ou À retourner. Le filtre Effets emprunteurs est obligatoire pour ce traitement.
  • Donnée : Statut
  • Condition : =
  • Valeurs : P (prêté), C (loué), N (à retourner)
  • Statut désiré : L (perdu)


7. Imprimer les états de compte des dossiers d'élèves qui doivent de l'argent à l'école.
Fichier - Ouvrir - Effets scolaires - Imprimer - État de compte   

  Paramètres généraux

  • Filtre élèves : S'il y a lieu, faire un filtre. Si aucun filtre n'est indiqué, tous les élèves actifs seront traités. Si vous désirez traiter les élèves ayant quitté, choisissez les paramètres adéquats.

Si vous désirez filtrer les élèves, faites-le comme suit :

  • Donnée : Montant - Solde courant (ou solde global)
  • Condition : >
  • Valeur : 0,00 $

Il serait sans doute opportun de rédiger un message expliquant que les volumes non retournés ont été déclarés perdus et, qu'en conséquence, des frais sont facturés. On effectue également un rappel pour les autres dossiers dont les frais n'ont pas été acquittés. Il faut d'abord créer une catégorie de message ainsi qu'un message texte. La catégorie se crée dans Fichier - Ouvrir - Tables - Données paramétrées par l'école. Le message texte se crée dans Fichier - Ouvrir - Tables - Message texte.

  • Catégorie du message texte : Indiquer la catégorie du message texte désiré à l'aide du dictionnaire.
  • Message texte à imprimer : Choisir le message texte à imprimer à l'aide du dictionnaire.

  Onglet « État de compte »

  • Genre d'état de compte : Détaillé ou par dates
  • Filtre « Effets emprunteurs » : Sert à préciser un effet en particulier si nécessaire. Si aucun filtre n'est précisé, tous les effets de l'élève s'imprimeront. Ce filtre peut être utilisé en combinaison avec les données de l'onglet Effets sélectionnés. On peut donc ainsi imprimer à la fois des effets spécifiques et des endommagements.

Il est également possible d'imprimer une facture, si vous désirez dissocier le compte impayé de l'élève du nouveau compte, pour des effets perdus et/ou des endommagements. Dans ce cas, il est intéressant de choisir l'état de compte par dates (factures). Voici un exemple d'état de compte par dates. 

    


8. Repérer les élèves ayant un solde négatif (trop-perçu) à l'année courante.

Se placer dans l'écran Dossiers ou

Fichier - Ouvrir - Effets scolaires - Imprimer - État de compte   

Utilisez le filtre comme suit :

  • Donnée : Statut
  • Condition : =
  • Valeurs : A, I
     
  • Donnée : Montant - Solde courant
  • Condition : <
  • Valeur : O

Il faut s'assurer de rétablir ces dossiers par l'une de ces trois méthodes : 

1) Rembourser l'élève et procéder à la transaction monétaire de remboursement dans l'activité Saisir les paiements, mode de paiement R (remboursement). 

2) Transférer le trop-perçu à l'année suivante. Celui-ci paiera des factures des effets scolaires de la nouvelle année. L'activité Modifier les données des emprunteurs... permet d'effectuer cette opération. 

3) Si l'objectif est simplement de remettre le solde à 0 $, ajouter manuellement un ajustement (effet scolaire de catégorie AJU) dans les dossiers des élèves concernés. Cet ajustement devra avoir un coût équivalent au solde de l'élève. Ainsi, le trop-perçu servira à payer la facture de cet ajustement et le solde sera remis à 0 $.

 

Type de document : Info-recette