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Section : Gestion scolaire / GPI / GPI - Effets scolaires

Impression des relevés fiscaux

Dernier changement: mar, 05/06/2014 - 07:22
Par Équipe GPI | Produit GPI - Effets scolaires | Audience(s)
 
1. Inscrire les numéros d'assurance sociale des payeurs (père, mère, tuteur) 
Chemin : Fichier - Ouvrir - Élèves - Dossiers, onglet : Effets scolaires 
 
 
Dans la confection GRICS, ces données se retrouvent sous l'onglet Effets scolaires du dossier de l'élève. Si l'utilisateur a sa propre confection, il faudra ajouter ces données par l'activité Adapter. 
 
Si des payeurs autres que père, mère ou tuteur sont inscrits dans les dossiers d'élève (sous-activité Payeurs), ne pas oublier d'inscrire leur numéro d'assurance sociale dans l'onglet Détail de cette sous-activité. 
  
Il est important de noter qu'il n'est pas obligatoire que le numéro d'assurance sociale du payeur soit entré dans GPI pour imprimer un reçu d'impôt. Dans le cas où il est absent, le payeur aura le devoir de l'inscrire manuellement. 
 
Important : Selon le ministère du Revenu, l'école qui émet des relevés fiscaux a l'obligation de demander le NAS des payeurs qui désirent recevoir un relevé fiscal. Il est suggéré de demander cette donnée par le biais d'un formulaire en précisant que c'est obligatoire pour les relevés fiscaux. Nous suggérons même d'ajouter une case à cocher spécifiant que le parent refuse de fournir son NAS. Ainsi, si un parent refuse de le donner, l'école aura au moins une preuve qu'elle l'a demandé. Ceci est vrai seulement pour l’impression des relevés fiscaux pour frais de garde. 
 
2. Générer les payeurs 
Chemin : Fichier – Ouvrir – Effets scolaires – Modifier les données des emprunteurs – Traitement à effectuer : Générer les payeurs 
 
Cette production permet de générer un ou plusieurs payeurs pour chaque élève. Les payeurs sont générés en fonction des adresses de l'élève et de ses répondants. De plus, un payeur principal sera automatiquement initialisé. 
 
Important : Si aucun payeur n’est trouvé au dossier de l’élève lors de l’impression des relevés fiscaux, celui-ci sera rejeté. Les relevés sont toujours émis au payeur et non à l’élève. 
 
 
 
 
Résultats de la génération des payeurs dans le dossier de l'élève 
 
  
Si d'autres payeurs que les payeurs générés doivent recevoir un relevé fiscal, il est possible d'entrer manuellement ceux-ci à la suite, à partir de l'onglet Détail. 
 
 
 
3. Compléter les paramètres de la table Écoles 
Chemin : Fichier - Ouvrir - Tables - Écoles, onglet : Effets scolaires 
 
La table Écoles contient certains paramètres nécessaires à l'impression des relevés fiscaux. Ces paramètres doivent donc être complétés avant de procéder à l'impression de l'un ou l'autre de ces 
relevés. 
 
 
  
Les champs Organisme (relevé 24), No préparateur, Nom du préparateur, Langue de correspondance, Courriel de confirmation, Répertoire XML, Premier et Dernier no Internet sont obligatoires seulement pour l’émission et la transmission électronique des relevés provinciaux de frais de garde (relevés 24). 
 
Le numéro d’Organisme de charité doit être complété pour l’émission des reçus pour les dons de charité. 
 
Vous devez vous assurer de compléter le Nom du responsable et d’indiquer le chemin du Fichier de signature afin que la bonne information se retrouve imprimée sur les relevés. 
 
 
 
4. Méthode de traitement 
Selon les frais admissibles et la façon de fonctionner de l’école, différentes méthodes sont disponibles pour obtenir les relevés fiscaux : 
 
1) Saisie manuelle :
Pour les frais de garde 
Pour les dons de charité 
 
2) Avec facturation et encaissement :
Pour les frais de garde 
Pour les activités physiques 
Pour les activités artistiques 
 
Méthode 1 : Saisie manuelle 
Chemin : Fichier – Ouvrir – Dossiers – sous activité Payeurs – sous activité Relevés fiscaux 
 
Cette méthode peut être utilisée seule ou combinée avec la méthode 2 pour les frais de garde. Si elle est utilisée seule, c’est que l’école ne saisit pas de paiement par le biais du module Effets scolaires. Si tel est votre cas, vous n’aurez pas à créer de frais admissibles ni à saisir de paiement au dossier des élèves. 
 
Seule cette méthode peut être employée pour saisir les dons de charité. 
 
Par contre, cette méthode ne peut être utilisée pour obtenir des relevés fiscaux pour la condition physique ni pour les activités artistiques. Si vous imprimez seulement ces types de relevé, vous devrez utiliser la méthode 2.  
 
 
Il faudra inscrire directement l’Année fiscale où le service a été rendu ainsi que les montants admissibles (montant provincial, montant fédéral et/ou dons) à ces différents relevés en prenant soin de sélectionner le bon payeur. 
 
Attention! Ne pas confondre avec l’année fiscale (1er janvier au 31 décembre) de l’année scolaire (1er juillet au 30 juin). 
 
Le nombre de jours de garde et/ou le nombre de semaines de pensionnat seront à compléter s’ils diffèrent de ceux indiqués par défaut dans les paramètres, lors de la production des relevés. 
 
Note : Si l’élève n’a pas de dossier annuel dans l’année courante, il faudra accéder à son dossier à partir de la session de travail de l’année antérieure. Il est possible que les personnes qui travaillent avec une banque GPI contenant plusieurs écoles n’aient pas accès au dossier d’un élève, qui ne fréquente plus leur école pour l’année en cours, lorsqu’elles désirent inscrire les informations nécessaires (selon leur profil de confidentialité). Pour ces personnes, il sera nécessaire de leur attribuer un autre profil sécurité. Pour plus d’information à ce sujet, contacter l’équipe de soutien. 
 
  
Méthode 2 : Avec facturation et encaissement 
Effets scolaires 
Chemin : Fichier – Ouvrir – Tables – Effets scolaires 
 
C’est dans cette table que les frais de garde et les activités admissibles devront être définis avec les montants à facturer. De plus, l’utilisateur devra déterminer quelle est la portion des frais facturés qui est admissible au crédit d’impôt pour la condition physique des enfants et au crédit d’impôt pour les activités artistiques. 
 
 
 
Il faut donc créer l’effet avec la description désirée qui se retrouvera sur l’état de compte et sur le relevé fiscal. 
 
Ensuite, la donnée Reçu d’impôt doit indiquer pour quel type de relevé l’effet est admissible. 
 
 
Puis, finalement, le coût global facturé doit être spécifié ainsi que le montant ou le pourcentage admissible pour le crédit d’impôt (condition physique ou activité artistique seulement). 
 
Note : Si le code d’admissibilité Reçu d’impôt est complété dans la table Effets scolaires après avoir généré les effets scolaires aux élèves, il faudra générer à nouveau les effets scolaires en faisant un Report des coûts pour les effets concernés (accessible aux administrateurs des finances seulement). Sinon, il sera possible d’exécuter une requête SQL pour la mise à jour des dossiers des élèves. Veuillez consulter le babillard de GPI à l’onglet 
Supplément (requête : UpdateCreditImpotFactures.sql).  
 
Suivre les étapes habituelles pour la génération du dossier Effets scolaires de l'élève 
Chemin : Fichier - Ouvrir - Effets scolaires - Générer les effets scolaires 
 
 
Saisir les paiements 
Il est nécessaire que les paiements des activités admissibles soient saisis dans GPI pour produire les 
relevés fiscaux. 
 
L’utilisateur peut procéder à la saisie des paiements par l’activité Fichier – Ouvrir – Finances – Saisir les paiements (massive) ou, encore, par le biais du dossier de l’élève Action Saisir les paiements (individuelle). 
 
 
Comme le relevé est émis au nom du payeur, chacun des paiements doit avoir un payeur associé. Veuillez noter que si ce n’est pas le cas, le relevé sera imprimé au nom du payeur principal. Si le payeur est une autre personne que les payeurs générés au dossier, il sera possible de créer ce nouveau payeur dans la sous-activité Payeurs en complétant l’information dans l’onglet Détail. 
 
De plus, lors de la saisie d’une transaction monétaire, la date du jour est automatiquement assignée comme date de paiement. Cette date est très importante pour l’émission des relevés pour la condition physique et des relevés pour les activités artistiques. En effet, un paiement effectué dans l’année fiscale (avant le 31 décembre) provoquera l’émission d’un relevé. Cependant, si ce 
paiement est saisi après le 1er janvier, le relevé sera émis l’année suivante seulement. Alors, pour ces situations, il est important de modifier la date du paiement avant d’enregistrer la transaction. 
  
Pour les relevés de frais de garde, la date de paiement importe peu car la base de calcul se fait sur la date de création de la facture (Dossier de l’élève – sous activité Effets scolaires). 
 
Cette date est normalement située dans l’onglet Détail : 
 
 
Si l’utilisateur a omis de modifier la date avant d’enregistrer la transaction, il peut utiliser l’action Corriger un paiement. 
 
 
 
 
La date d’encaissement doit contenir l’année fiscale du paiement réel afin que le relevé fiscal soit émis pour la bonne année.  
 
5. Imprimer les relevés fiscaux 
Chemin : Fichier – Ouvrir – Finances – Relevés fiscaux – Relevés fiscaux 
 
Cette production permet de produire les relevés fiscaux pour frais de garde d’enfants, pour dons de charité et pour les crédits d’impôt pour la condition physique et les activités artistiques. 
 
 
Trois modes de traitement sont disponibles : Simulation, Émission et Réimpression. 
 
La simulation permet de vérifier les relevés qui seront imprimés. Comme les relevés ne sont pas véritablement émis, si on constate des erreurs et qu’on corrige à cette étape, l’émission des relevés n’indiquera pas que les relevés ont été modifiés. Lorsque déclenchée une première fois, l’émission imprime les relevés fiscaux pour tous les élèves ciblés par le filtre, pour l’année fiscale mentionnée dans la production. Lorsque déclenchée par la suite pour la même année fiscale, elle permettra d’imprimer des relevés pour les élèves dont les montants encaissés ont été modifiés et pour ceux qui ont payé depuis la dernière émission. Les relevés imprimés suite à des modifications d’encaissement porteront la mention « Modifié ». 
 
Le nombre de jours de garde et le nombre de semaines de pensionnat sont requis seulement pour les relevés pour frais de garde (Relevés 24). Ce nombre sera inscrit par défaut sur le relevé, si aucun nombre n’a été inscrit lors de la saisie manuelle dans la sous-activité Payeurs.   
 
Note : Assurez-vous de choisir le format d’impression approprié dans l’écran d’option d’impression. Pour chacun des types de relevés, il y aura une liste de contrôle, une liste des relevés traités et les reçus d’impôt. Pour les Relevés 24, il y aura également le Sommaire 24 à imprimer. Les formats GRICS-Relevé 24 (2012) et GRICS-Relevé 24 Recto-Verso (2012) sont conformes aux exigences du Ministère. 
 
Type de document : Info-recette