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Section : Gestion scolaire / GPI / GPI - Élève

Vérifications prétransmission Charlemagne

Dernier changement: mar, 05/06/2014 - 06:50
Par Équipe GPI | Produit GPI - Élève | Audience(s)

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La production Vérifications prétransmission Charlemagne… permet à l’école de vérifier et de corriger les dossiers, les adresses et les matières des élèves avant l’extraction des dossiers vers JADE pour la transmission. 


NOTE


La vérification prétransmission des dossiers et des matières des élèves se fait à l’aide de GPI, mais la transmission au MÉLS s’effectue par le système JADE. Il est recommandé de procéder également à la vérification prétransmission dans JADE, notamment pour une meilleure gestion des changements d’école et pour éviter les conflits de localisation.   


ÉTAPES À FAIRE PAR CHAQUE ÉCOLE


Démarrer l’activité « Vérifications prétransmission Charlemagne… »
Chemin : Fichier – Vérifications prétransmission Charlemagne…  

Paramètres à compléter :

Filtre Élèves 

Si le filtre élèves est laissé à blanc, la production vérifie tous les dossiers actifs de ou des écoles de la session de travail. Dans le cas contraire, la production vérifie les dossiers des élèves sélectionnés. Il est également possible d’utiliser une pile de dossiers dans le filtre élèves, c’est-à-dire, un fichier contenant les numéros de fiches pour lesquels la vérification doit être faite. Par exemple, il peut être utile d’utiliser la pile de dossiers des élèves erronés issue d’une précédente vérification prétransmission.

Filtre Matières

Depuis la version 7.0.0 de GPI, il est possible d’appliquer un filtre Matières pour vérifier certaines matières (et leurs résultats) à transmettre. Si un filtre Élèves ET un filtre Matières sont appliqués, seules les matières filtrées des élèves sélectionnés par le filtre Élèves seront vérifiées.

Types de vérification

Dossiers sociologiques, Fréquentations, Adresses, Matières

Il est suggéré de cocher les 4 types de vérification tout au long de l’année scolaire. Toutefois, certains messages concernant les résultats ne doivent pas être cochés avant la fin de l’année pour éviter des messages d’erreur inutiles (voir le paramètre ‘Messages à traiter’ pour plus de détails).NOTE : Il est nécessaire que la banque GPI soit reliée à la banque JADE par le lien dynamique pour effectuer la vérification prétransmission des matières-élèves (type 4-Matières coché). Dans le cas contraire, le message suivant : « La source de données pour le lien dynamique avec Jade est inexistante » sera affiché sur la liste contrôle.

TraitementsValidations, Cohérences

Il est recommandé de cocher les deux types de traitement. Il est à noter que tant qu’une donnée est considérée invalide, sa cohérence n’est pas vérifiée. Il est donc nécessaire de refaire une vérification des données une fois les données invalides corrigées.

Messages à traiter

En cours d’année : Il est recommandé de cocher tous les messages, sauf ceux concernant les résultats sommaires et d’examens, soient les messages 203, 204, 205 et 207.À la fin de l’année : Il est recommandé de cocher tous les messages.

Séquence de tri

Si on désire distribuer une liste à chacune des écoles, choisir la séquence par école/centre.

Nom du fichier des dossiers erronés

À compléter, si désiré.Tous les numéros de fiches des élèves en erreur sont inscrits dans ce fichier. Celui-ci peut ensuite être utilisé dans le filtre élèves avec le critère « Pile de dossiers = Emplacement_Et_NomDuFichierCréé ».

Impression légende des validations

Pour imprimer ou non la liste des règles de validations des différentes données vérifiées par cette production.

Cours d’été

Si ce paramètre est à ‘Oui’, la production vérifie les dossiers de SANction actifs dans une école de cours d’été.

Reprise d’examen

Si ce paramètre est à ‘Oui’, la production vérifie les dossiers de reprises d’examen pour les sanctions de janvier et de juin.  

Vérifier les listes suivantes

Liste des données invalides

Cette liste contient les données qui ne sont pas saisies d’après le domaine de valeurs possibles répertoriées sur la Légende de validation. 

Liste des données incohérentes

Cette liste présente les incohérences entre les différentes données du dossier d’élève, de l’adresse et des matières-élèves. Chacune des incohérences est listée avec un numéro de message. Les libellés des messages sont décrits dans « Le Guide des messages FGJ » disponible sur les babillards des systèmes GPI et JADE. 

Liste de contrôle

 

Corriger les dossiers en erreur

Tous les dossiers en erreur sont inclus dans le fichier des dossiers erronés (fichier de numéros de fiches). L’école apportera les corrections aux dossiers des élèves à l’aide du fichier et des listes. Dans l’activité Dossiers, il est suggéré de filtrer les élèves en utilisant le fichier de numéros de fiches créé lors de la production Vérifications prétransmission Charlemagne.  

Filtre Élèves : Données

Tri

Condition

Valeur

Pile de dossiers

Selon votre séquence d’impression sur les listes des Vérifications prétransmission

(Le tri ‘Croissant’ permet d’afficher les élèves en ordre croissant de numéro de fiche, sinon ils sont affichés par ordre alphabétique de nom)

=

Emplacement et nom du fichier des dossiers en erreur créé lors des Vérifications

 Si l’école a un lien sentinelle actif avec JADE, les corrections apportées aux dossiers des élèves (dossier de base, dossier annuel et adresses) sont automatiquement acheminées à JADE. Toutefois, les corrections faites aux matières des élèves ne sont pas 4 transportées par la sentinelle. Donc, si des matières-élèves ont été modifiées après l’extraction vers JADE, il est nécessaire de reprendre une extraction en mode lot. 

Reprendre la validation des dossiers

Réaliser à nouveau la production Vérifications prétransmission Charlemagne… pour s’assurer que les corrections ont bien été apportées aux dossiers des élèves. Les paramètres à définir sont les mêmes qu’à l’étape 1. 

Extraire les dossiers d’élèves vers JADE pour la transmission à Charlemagne

Chemin : Fichier – Lien avec les systèmes – Exporter les élèves vers JADE  

Extraire les élèves actifs et inactifs

Il est recommandé d’effectuer deux (2) extractions afin d’avoir une meilleure gestion des messages de rejets dans JADE, notamment pour les élèves ayant changé d’école en cours d’année. Filtre 1 : Élèves ayant un statut actif dont la date de fin n’est pas complétée.  

Critères du filtre Données

Condition

Valeur

Statut

=

A

Date de départ

vide

  Filtre 2 : Élèves ayant une date de fin complétée et un statut actif ou inactif.  

Critères du filtre Données

Condition

Valeur

Statut

=

A

I

Date de départ

non vide

  Données à exporter :

Dossier de base

Adresses

Dossier annuel

Matières élèves

 

Nom du fichier à générer :Le fichier généré par cette production se nomme XXXXXXXX.YYY, où les X sont à votre discrétion et les YYY correspondent au numéro d’école. 

 

Type de document : Info-recette